Sachzuwendungen an Beschäftigte richtig bewerten : Geldwerter Vorteil durch Mahlzeiten im Arbeitsverhältnis
Im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht sind alle Vorteile, die ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter im Rahmen des Arbeitsverhältnisses gewährt und die einen geldwerten Vorteil darstellen, als steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn zu berücksichtigen. Von einem lohnsteuer- und beitragspflichtigen Vorgang ist unter anderem auszugehen, wenn Beschäftigte in der eigenen Betriebskantine essen gehen können oder eine Essensmarke als Zuschuss vom Arbeitgeber erhalten.
Die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Mahlzeiten (z. B. in der Betriebskantine) oder die Ausgabe von Essensmarken/ Essenszuschüssen stellt grundsätzlich einen geldwerten Vorteil und damit eine steuer- und beitragspflichtige Vergütung aus dem Arbeitsverhältnis dar. Zu den Mahlzeiten gehören alle Speisen und Lebensmittel, die üblicherweise der Ernährung dienen, einschließlich der dazu üblichen Getränke. Die unentgeltlichen und verbilligten Mahlzeiten sind unabhängig vom tatsächlichen Wert der Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten. Für Mahlzeiten, die der Betrieb unentgeltlich oder verbilligt in einer selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder ähnlichen Einrichtung an die Mitarbeiter abgibt, ist der sogenannte „geldwerte Vorteil“ über den Sachbezugswert als Arbeitsvergütung zu erfassen.
Für Kantinen oder Gaststätten, die die Mahlzeiten überwiegend nicht für die eigenen Mitarbeiter herstellen, kann alternativ die Regelung für Belegschaftsrabatte (§ 8 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG)) angewandt werden.
Dabei sind statt des Sachbezugswerts die um vier Prozent geminderten Endpreise, die für Letztverbraucher im allgemeinen Geschäftsverkehr gelten, zu berücksichtigen. Für Belegschaftsrabatte gilt hier der Steuerfreibetrag von 1.080 Euro pro Jahr.
Ist der Sachbezugswert zu berücksichtigen, wird dieser bei einer Zuzahlung des Mitarbeiters vermindert. Folglich entsteht kein lohnsteuer- oder beitragspflichtiger Vorteil, wenn der Mitarbeiter mindestens den amtlichen Sachbezugswert bezahlt.
Bei einer kostenlosen Mahlzeit ohne Zuzahlung des Beschäftigten ist der Sachbezugswert ungekürzt anzusetzen.
Der Sachbezugswert für Mahlzeiten beträgt seit dem 01.01.2026 für ein Mittag- oder Abendessen 4,57 Euro und für ein Frühstück 2,37 Euro.
Beispiel
Der Wert der Mahlzeit beträgt 8,00 Euro. Der Mitarbeiter leistet eine Zahlung von 1,50 Euro. Der Sachbezugswert der Mahlzeit (hier ein Mittag- oder Abendessen) beträgt 4,57 Euro.
Lösung
Der geldwerte Vorteil beträgt 3,07 Euro (= 4,57 Euro abzüglich 1,50 Euro). Der anzusetzende Wert beläuft sich auf 3,07 Euro.
Beispiel
Der Wert der Mahlzeit beträgt 8,00 Euro. Der Mitarbeiter leistet eine Zahlung von 4,57 Euro. Der Sachbezugswert der Mahlzeit (hier ein Mittag- oder Abendessen) beträgt 4,57 Euro.
Lösung
Der geldwerte Vorteil beträgt 0,00 Euro (= 4,57 Euro abzüglich 4,57 Euro). Der anzusetzende Wert beläuft sich auf 0,00 Euro.
Im Jahr 2026 kann bei Ausgabe einer Essensmarke unter den folgenden Voraussetzungen der Sachbezugswert der Mahlzeit herangezogen werden: Der arbeitstägliche Essenszuschuss oder der Verrechnungswert der Essensmarke darf den Sachbezugswert um maximal 3,10 Euro übersteigen, also im Jahr 2026 maximal 7,67 Euro betragen.
Die Essensmarken dürfen nur zum Erwerb von Mahlzeiten, sprich Lebensmitteln zum unmittelbaren Verzehr oder zum Verbrauch in der Essenspause (keine Vorratskäufe), abgegeben und eingelöst werden. Pro Arbeitstag (ohne Krankheits-, Urlaubs- oder Abwesenheitstage) darf nur eine Mahlzeit bezuschusst werden. Zum Nachweis dieser Voraussetzung hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit festzustellen und die für diese Tage ausgegebenen Essensmarken zurückzufordern oder die im Folgemonat auszugebenden Essensmarken um die Zahl der Abwesenheitstage zu mindern.
Ulrich Frank, Sozialversicherungsfachwirt und Wirtschaftsjournalist