Meldeverfahren : Wichtige Neuerungen beim Datenaustausch zu Entgeltersatzleistungen ab 2026
Der Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL) bezeichnet das digitale Meldeverfahren rund um die Entgeltersatzleistungen der Sozialversicherungsträger. Hierzu zählen u.a. das Krankengeld, das Kinderkrankengeld und das Mutterschaftsgeld.
Damit diese Leistungen korrekt berechnet werden können, müssen Arbeitgeber bestimmte Entgeltdaten übermitteln. Im Gegenzug meldet z. B. beim Krankengeldbezug die zuständige Krankenkasse die Höhe des Krankengeldes zurück.
Die Mitteilungen haben durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels systemgeprüfter maschineller Ausfüllhilfen zu erfolgen. Ausnahme: Ein elektronisches Meldeverfahren ist wirtschaftlich nicht durchzuführen. Sogenannte Vorerkrankungsabfragen zur Ermittlung des Endes der Lohnfortzahlung sind auch aus systemgeprüften Zeiterfassungssystemen heraus erlaubt.
Seit dem 01.01.2026 gibt es im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen eine Reihe von Anpassungen und Ergänzungen.
I. Entfall Abfrage des Endes der Entgeltersatzleistung
Die Sozialversicherungsträger übermitteln nun von sich aus, d. h. ohne vorherige Anforderung durch den Arbeitgeber, mit dem Abgabegrund „62“ sowohl den Beginn als auch das Ende der Entgeltersatzleistung.
Die Mitteilung erfolgt unmittelbar nach Abschluss der Entgeltersatzleistung bzw. sobald das Ende der Entgeltersatzleistung wegen Ablauf der Leistungsdauer abschließend ermittelt und dem Versicherten mitgeteilt wurde.
Daher ist keine aktive Anfrage des Arbeitgebers mit Abgabegrund „42“ mehr erforderlich. Sie ist aber möglich, wenn der Arbeitgeber diese Informationen dringend benötigt.
Ändert sich etwas an den Daten, die der Arbeitgeber mit Grund „62“ erhalten hat, storniert der zuständige Sozialversicherungsträger die Meldung und übermittelt eine neue Meldung mit Meldegrund „62“.
II. Kinderkrankengeld – neue Abgabegründe
Neben dem Anspruch auf Kinderkrankengeld wegen häuslicher Betreuung eines erkrankten Kindes haben Arbeitnehmer seit dem vergangenen Jahr unter gewissen Voraussetzungen auch Anspruch auf Kinderkrankengeld bei stationärer Mitaufnahme. Anders als bei der häuslichen Betreuung gibt es jedoch bei der stationären Mitaufnahme keine Höchstanspruchsdauer.
Arbeitgeber melden seit Anfang dieses Jahres in beiden Fällen die relevanten Daten mit dem Abgabegrund „02“.
Sofern sich Zeiten für eine Freistellung wegen häuslicher Betreuung des Kindes nahtlos an Zeiten einer stationären Mitaufnahme während einer stationären Behandlung des Kindes anschließen bzw. umgekehrt und der Arbeitgeber für beide Freistellungszeiten nur eine Meldung übermittelt, fordert die zuständige Krankenkasse mit dem neuen Abgabegrund „72“ die Anzahl der betroffenen Arbeitstage für die häusliche Betreuung des Kindes an, da diese auf den Höchstanspruch anzurechnen sind. Mit dem Abgabegrund „73“ meldet der Arbeitgeber die im abgefragten Zeitraum freigestellten Arbeitstage.
III. Datensatz- und Referenz-ID
Es wurde noch einmal konkretisiert, dass jeder Datensatz im EEL-Verfahren eine eindeutige, maschinell erzeugte DATENSATZ-ID (UUID) in einem fest vorgegebenen Format enthalten muss.
Im neuen Feld „Referenz-ID“ ist die vom Absender übermittelte Datensatz-ID zu erfassen. Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger benötigen die Referenz-ID zur eindeutigen Zuordnung von Antworten oder Nachfragen zu abgegebenen Datenmeldungen.
IV. Änderungen beim Stornierungsverfahren
Angesichts der Datensatz-ID und der neuen Referenz-ID sind Stornierungen im EEL-Verfahren nun einfacher möglich: Enthält ein Datensatz unzutreffende Angaben oder einen falschen Meldegrund, müssen nicht mehr alle zuvor übermittelten fachlichen Inhalte mit einem Stornokennzeichen verschickt werden.
Stattdessen genügen der neue Stornierungsbaustein mit dem Abgabegrund „88“, die Datensatz-ID der ursprünglich übermittelten Meldung, der Vor- und Nachname des betroffenen Mitarbeiters und das Aktenzeichen des Verursachers.
V. Neue Rückmeldung bei unzuständiger Krankenkasse oder unbekannter Person
Mit dem neuen Abgabegrund „67“ melden Krankenkassen dem Arbeitgeber, dass eine Person unbekannt ist oder die Krankenkasse unzuständig ist. Letzteres ist der Fall, wenn im Leistungszeitraum keine Mitgliedschaft oder Versicherung bestand oder der Krankenkasse bereits Informationen über einen Kassenwechsel, eine private Krankenversicherung oder einen Wegzug ins Ausland vorliegen.
VI. Mutterschutz nach Fehlgeburt
Seit dem 01.06.2025 haben Frauen, die ab der 13. Schwangerschaftswoche eine Fehlgeburt erleiden, einen gestaffelten Anspruch auf Mutterschutz.
Der Datenbaustein DBMU (Entgeltbescheinigung zur Berechnung von Mutterschaftsgeld) wurde jetzt entsprechend angepasst: Die Felder „Beginn der Schutzfrist“ und „Letzter SV-Tag vor der Entbindung bzw. Fehlgeburt“ umfassen nun auch Fehlgeburten.
Pamela van den Hövel