Dokumentationspflichten : Fahrtenbuch finanzamtssicher führen
Ein Fahrtenbuch dokumentiert, wie ein Dienstwagen genutzt wird. Es dient insbesondere dazu, den geldwerten Vorteil aus privaten Fahrten sowie aus Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte oder zur ersten Betriebsstätte zu ermitteln. Außerdem kann es nachweisen, dass kein geldwerter Vorteil entsteht, wenn das Fahrzeug ausschließlich beruflich genutzt wird.
Erkennt die Finanzverwaltung ein Fahrtenbuch nicht an, geht sie regelmäßig von einer privaten Mitbenutzung aus. Der geldwerte Vorteil wird dann pauschal nach der 1-Prozent-Methode versteuert. Bei Elektrofahrzeugen gelten zwar besondere Vergünstigungen, weil die Bemessungsgrundlage halbiert oder geviertelt werden kann. Dennoch hilft ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch, unnötige Steuerbelastungen zu vermeiden.
Da gesetzlich nicht im Detail geregelt ist, wann ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist, kommt der Rechtsprechung besondere Bedeutung zu. Die wichtigsten Anforderungen sind nachfolgend zusammengefasst.
Die Fahrtenbuchmethode lohnt sich vor allem, wenn nur wenige Privatfahrten anfallen oder die jährliche Gesamtfahrleistung gering ist. Vorteilhaft kann sie auch sein, wenn der Pkw bereits abgeschrieben ist oder gebraucht gekauft wurde.
Warum Fahrtenbücher streng geprüft werden
Die Finanzverwaltung prüft Fahrtenbücher besonders sorgfältig, weil sie als missbrauchsanfällig gelten. Auch die Rechtsprechung bestätigt regelmäßig hohe Anforderungen. Grundsätzlich ist dem Finanzamt das Original vorzulegen.
Kritisch sind vor allem unschlüssige Angaben, nachträglich veränderbare Aufzeichnungen und gerundete Kilometerwerte. Solche Mängel können dazu führen, dass das Fahrtenbuch insgesamt nicht anerkannt wird.
Tipp
Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen müssen oder freiwillig führen, sollten Sie die Vorgaben von Anfang an sorgfältig einhalten. So vermeiden Sie spätere Streitigkeiten über die Anerkennung.
Grundsatz: Alle Angaben müssen im Fahrtenbuch stehen
Alle erforderlichen Angaben müssen sich unmittelbar aus dem Fahrtenbuch ergeben. Ein Verweis auf zusätzliche Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Aufzeichnungen erhalten bleibt.
Die Rechtsprechung zeigt, welche Anforderungen in der Praxis besonders wichtig sind.
Computergestützte Fahrtenbücher sind zulässig, wenn nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder zumindest lückenlos nachvollziehbar sind.
Nicht ausreichend ist dagegen eine Kombination aus knappen handschriftlichen Stichpunkten und ergänzenden Computerlisten. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat einen solchen Mischfall nicht als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch anerkannt (Urteil vom 01.03.2012, VI R 33/10). Ausgangsund Endpunkte der Fahrten sowie die aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner müssen im Fahrtenbuch selbst stehen. Dies bestätigte der BFH erneut mit Urteil vom 13.11.2012 (VI R 3/12). Separate Listen ersetzen die erforderlichen Mindestangaben daher nicht.
Pflichtangaben bei beruflichen oder betrieblichen Fahrten
Bei beruflichen oder betrieblichen Fahrten sind insbesondere folgende Angaben erforderlich:
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt
- Reiseziel und Reisezweck, einschließlich genauer Zieladresse mit Straße und Hausnummer
- aufgesuchte Geschäftspartner in zeitlicher Reihenfolge und mit vollständigem Namen
- falls keine konkrete Person aufgesucht wird: genaue Bezeichnung der Behörde, Filiale oder Baustelle
- alle Umwege, einschließlich Anlass und zusätzlicher Strecke
Tipp
Dokumentieren Sie Umwege immer, besonders auf regelmäßig gefahrenen Strecken. Schon ein kurzer Abstecher, etwa zu einer Tankstelle, kann die Kilometerangaben im Vergleich zu anderen Fahrten zum gleichen Ziel verändern. Halten Sie Tankstopp und Umweg daher im Fahrtenbuch fest. Andernfalls kann die Finanzverwaltung die Ordnungsmäßigkeit anzweifeln.
Hinweis
Uhrzeiten für Fahrtbeginn und Fahrtende sind nicht zwingend erforderlich. Sie können jedoch sinnvoll sein, wenn Verpflegungsmehraufwandspauschalen geltend gemacht werden sollen.
Zusammenfassende Eintragungen und private Unterbrechungen
Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise dürfen zusammengefasst werden. In diesem Fall genügt der Kilometerstand am Ende der gesamten Reise. Die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner müssen jedoch weiterhin in der Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht wurden.
Wird eine berufliche Fahrt für private Zwecke unterbrochen, liegt eine Nutzungsänderung vor. Diese muss im Fahrtenbuch dokumentiert werden, insbesondere durch den Kilometerstand bei Abschluss der beruflichen Fahrt.
Erleichterungen für bestimmte Berufsgruppen
Für bestimmte Berufsgruppen gelten Erleichterungen, wenn die berufliche Veranlassung der Fahrt ohnehin plausibel ist. Das betrifft zum Beispiel Kundendienstmonteure, Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten und vergleichbare Tätigkeiten mit weiten Wegstrecken.
In diesen Fällen reicht es häufig aus, die besuchten Kunden und Orte anzugeben. Angaben zwischen einzelnen Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur erforderlich, wenn die tatsächliche Fahrtstrecke deutlich von der direkten Entfernung abweicht.
Angaben bei Privatfahrten
Bei reinen Privatfahrten genügt es, die gefahrenen Kilometer zu vermerken.
Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte und Familienheimfahrten
Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für Familienheimfahrten reicht ein kurzer Hinweis im Fahrtenbuch aus. Der Kilometerstand muss jedoch angegeben werden.
Gemischt veranlasste Fahrten
Bei Fahrten mit privater Unterbrechung muss der Kilometerstand vor und nach der privaten Nutzung aufgezeichnet werden. So bleibt nachvollziehbar, welcher Teil der Fahrt beruflich oder betrieblich veranlasst war und welcher privat.
Ulrich Frank, Sozialversicherungsfachwirt und Wirtschaftsjournalist