Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung : Privatnutzung von betriebseigenen Fahrzeugen
Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen betriebseigenen Pkw auch zur privaten Nutzung, entsteht lohnsteuerlich ein geldwerter Vorteil und sozialversicherungsrechtlich grundsätzlich beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.
Wird kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, ist die Privatnutzung monatlich mit ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung anzusetzen. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erhöht sich der Wert regelmäßig um 0,03 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer und Monat.
Beispiel 1:
Listenpreis 50.000 Euro, Entfernung 20 km. Monatlicher Vorteil: 500 Euro zuzüglich 300 Euro (50.000 Euro × 0,03 Prozent × 20 km), insgesamt 800 Euro.
Pauschaler Monatswert bleibt bestehen
Nimmt der Arbeitnehmer den Wagen in einem Monat wegen Krankheit oder Urlaub kaum privat in Anspruch, bleibt der pauschale Monatswert grundsätzlich dennoch bestehen.
Pauschalmethode kann teuer sein
Die Pauschalmethode ist einfach, kann aber bei geringer Privatnutzung teuer sein.
Fahrtenbuch-Methode
Alternativ kann der auf Privatfahrten und Wege zur ersten Tätigkeitsstätte entfallende Teil der tatsächlichen Gesamtkosten angesetzt werden, wenn die Aufwendungen belegt und die Nutzungsanteile durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Der Gesetzgeber verlangt eine in sich geschlossene, zeitnahe und fortlaufende Dokumentation.
Beispiel 2:
Gesamtkosten 12.000 Euro im Jahr, Gesamtfahrleistung 30.000 km, davon 3.000 km privat und 4.000 km Wohnung/erste Tätigkeitsstätte.
Privat relevanter Anteil 7.000 km/30.000 km = 23,33 Prozent Geldwerter Vorteil = 2.799,60 Euro jährlich (monatlich: 233,30 Euro)
Beispiel 3:
Betragen die jährlichen Gesamtkosten 18.000 Euro und entfallen bei 40.000 km Gesamtleistung nur 2.000 km auf Privatfahrten sowie 3.000 km auf Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte, liegt der relevante Nutzungsanteil bei 12,5 Prozent; der Vorteil beträgt dann nur 2.250 Euro jährlich (monatlich: 187,50 Euro) und ist damit häufig deutlich niedriger als nach der 1-Prozent-Methode.
Typischer Fehler in Betriebsprüfungen sind nachträgliche Sammelaufzeichnungen oder unklare Reisezwecke; dann droht der Rückfall auf die Ein-Prozent-Methode.
Garagengelder, Stellplatz- und Garagenkosten
Hier ist strikt zu unterscheiden: Zahlt der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber ein echtes Nutzungsentgelt oder übernimmt er vertraglich Fahrzeugkosten, kann dies den geldwerten Vorteil mindern. Nicht jede eigene Aufwendung des Arbeitnehmers wirkt jedoch vorteilsmindernd.
Beispiel 4:
Der Arbeitnehmer zahlt monatlich 100 Euro an den Arbeitgeber als vereinbarte Zuzahlung für die Pkw-Überlassung. Diese Zahlung kann den nach der Ein-Prozent-Methode ermittelten Vorteil mindern.
Beispiel 5:
Der Arbeitnehmer mietet auf eigene Kosten für 120 Euro monatlich eine Garage an seinem Wohnort, um den Dienstwagen sicher abzustellen. Diese eigene Garagenmiete mindert den geldwerten Vorteil nach aktueller Rechtsprechung grundsätzlich nicht. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 04.07.2023 (VIII R 29/20) entschieden, dass die vom Arbeitnehmer getragene Absetzung der Abnutzung (AfA) für die eigene Garage den Vorteil aus der Fahrzeugüberlassung nicht mindert, wenn keine arbeitsrechtliche Verpflichtung besteht, den Dienstwagen dort unterzustellen.
Für Park-, Maut- und Fährkosten auf Privatfahrten hat der BFH mit Urteil vom 18.06.2024 (VIII R 32/20) ebenfalls eine Vorteilsminderung verneint. Eine Übernahme solcher Kosten durch den Betrieb begründet einen eigenständigen geldwerten Vorteil. Im vom BFH entschiedenen Fall machte der Kläger bei seinen Einkünften aus nichtselbstständiger
Tätigkeit geltend, der geldwerte Vorteil aus der Nutzungsüberlassung eines Dienstfahrzeugs
zur Privatnutzung, der nach der Ein-Prozent-Regelung ermittelt wurde, sei um die selbst getragenen Maut-, Fähr- und Parkkosten sowie die AfA eines privat angeschafften Fahrradträgers für den Dienstwagen zu mindern. Die Aufwendungen für die Maut und die Fähre betrafen privateUrlaubsreisen.
Sozialversicherung
Sozialversicherungsrechtlich gehört der Vorteil aus der privaten Nutzung eines Firmenwagens regelmäßig zum Arbeitsentgelt. Damit gelten die 1-Prozent-Methode und die Fahrtenbuch-Methode grundsätzlich auch beitragsrechtlich.
Außerdem folgt die Sozialversicherung bei Entgeltumwandlungen rund um Firmenwagen der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts (BSG), Urteil vom 02.03.2010 (B 12 R 5/09 R). Wird künftiger Barlohn wirksam zugunsten der Fahrzeugüberlassung umgewandelt, ist dies beitragsrechtlich zu berücksichtigen. Für die Praxis bedeutet das: Was lohnsteuerlich als Sachbezug anzusetzen ist, ist regelmäßig auch beitragspflichtig, soweit keine besondere beitragsrechtliche Ausnahme eingreift.
Beispiel 6:
Beträgt der monatliche steuerliche Vorteil aus der Fahrzeugüberlassung 800 Euro, sind diese 800 Euro grundsätzlich auch der Beitragsberechnung in der Sozialversicherung zugrunde zu legen. Zahlt der Arbeitnehmer hingegen wirksam 150 Euro monatlich als echtes Nutzungsentgelt an den Arbeitgeber, reduziert sich regelmäßig auch die beitragspflichtige Bemessungsgrundlage entsprechend.
Einfache Anwendung
Die Ein-Prozent-Methode ist einfach in der Anwendung, bildet die tatsächliche Nutzung jedoch häufig nur ungenau ab. Die Fahrtenbuch-Methode ist genauer und häufig günstiger, verlangt aber saubere Nachweise. Bei Garagengeldern ist Vorsicht geboten: Eigene Garagen- oder Stellplatzkosten des Arbeitnehmers mindern den geldwerten Vorteil nach der aktuellen BFH-Rechtsprechung regelmäßig nicht. Arbeitgeber sollten Dienstwagenregelungen deshalb klar formulieren, Zuzahlungen sauber unterscheiden und Lohnabrechnung sowie Beitragsrecht konsistent umsetzen.
Ulrich Frank, Sozialversicherungsfachwirt und Wirtschaftsjournalist