Geschenke an Arbeitnehmer
Geschenke an Arbeitnehmer unterliegen grundsätzlich der Steuer- und Beitragspflicht. Unter bestimmten Voraussetzungen – etwa bei sogenannten Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen wie Geburtstag oder Hochzeit – können Sachzuwendungen bis 60 Euro brutto jedoch steuerfrei bleiben. Wichtig ist die Einhaltung der Freigrenze, eine korrekte Dokumentation sowie die richtige Behandlung von Gutscheinen und Guthabenkarten gemäß den aktuellen Vorgaben der Lohnsteuerrichtlinien und des Einkommensteuergesetzes.
Steuerliche Behandlung von Geschenken an Arbeitnehmer
Geschenke an Arbeitnehmer werfen insbesondere zu Feiertagen wie Ostern regelmäßig die Frage nach der steuerlichen Behandlung auf. Grundsätzlich gelten alle Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Beschäftigten als steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Es gibt jedoch Ausnahmen, insbesondere im Bereich der sogenannten Aufmerksamkeiten. Diese sind nicht gesetzlich geregelt, sondern in der Lohnsteuerrichtlinie (LStR) als Verwaltungsanweisung definiert.
Steuerfreie Aufmerksamkeiten nach der Lohnsteuerrichtlinie (LStR)
Nach R 19.6 Abs. 1 LStR sind Sachzuwendungen an Arbeitnehmer zu besonderen persönlichen Anlässen kein Arbeitslohn und können daher steuer- und beitragsfrei bleiben. Voraussetzung ist, dass es sich um eine Sachzuwendung handelt, die 60 Euro brutto – also einschließlich Umsatzsteuer – nicht übersteigt. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, da der Vergleichswert sich am Einzelhandelspreis orientiert, den auch Arbeitnehmer inklusive Umsatzsteuer zu zahlen hätten.
Persönliche Anlässe und die 60-Euro-Freigrenze
Als besondere persönliche Anlässe gelten zum Beispiel der Geburtstag, die Hochzeit oder die Geburt eines Kindes des Arbeitnehmers. Nicht als persönlicher Anlass zählen allgemeine Feiertage wie Ostern, Weihnachten oder Pfingsten. Der Anlass sollte dokumentiert werden, idealerweise direkt auf dem Beleg zur Sachzuwendung. Pro Anlass darf eine Zuwendung bis maximal 60 Euro gewährt werden. Liegen in einem Monat mehrere persönliche Anlässe vor, kann zu jedem Anlass separat eine Aufmerksamkeit erfolgen. Dabei handelt es sich um eine Freigrenze – wird diese um auch nur einen Cent überschritten, ist die gesamte Zuwendung steuer- und beitragspflichtig.
Zusammensetzung des Wertes bei Sachzuwendungen
Bei der Ermittlung der Freigrenze sind alle anlassbezogenen Sachzuwendungen zu berücksichtigen. Wurden im Zusammenhang mit dem Anlass mehrere Einzelteile verschenkt – etwa ein Blumenstrauß, eine Karte und eine Geschenkverpackung –, zählt deren Gesamtwert. Wurden dagegen Zuwendungen pauschal oder individuell versteuert, sind sie bei der Beurteilung nicht einzubeziehen. Wichtig ist zudem, dass persönliche Anlässe nicht zusammengefasst werden dürfen, um ein wertvolleres Geschenk zu ermöglichen – die 60-Euro-Grenze gilt je Anlass und unabhängig voneinander.
Gutscheine als steuerfreie Sachzuwendungen
Sachzuwendungen im Sinne dieser Regelung schließen Geldgeschenke aus. Zulässig sind jedoch Gutscheine, wenn diese als Sachzuwendungen gelten. Nach § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG gelten Gutscheine und Guthabenkarten als Sachbezug, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen beim Aussteller oder bei einer Ausstellergemeinschaft berechtigen und nicht unter die Definition von Zahlungsdiensten im Sinne des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) fallen.
Anforderungen an Gutscheine und Guthabenkarten laut BMF-Schreiben
In seinem Schreiben vom 15.03.2022 hat das Bundesfinanzministerium die Anforderungen an solche Gutscheine näher erläutert. Unterschieden wird dabei zwischen Closed-Loop-Karten, Controlled-Loop-Karten und Gutscheincodes zur Einlösung in andere Gutscheine. Closed-Loop-Karten sind Gutscheine eines bestimmten Anbieters, die nur beim Aussteller selbst eingelöst werden können, beispielsweise aufladbare Geschenkkarten für den Einzelhandel. Controlled-Loop-Karten ermöglichen die Einlösung bei einer begrenzten Anzahl von Akzeptanzstellen, zum Beispiel bei einer bestimmten Ladenkette, einem Shopping-Center oder bei Onlinehändlern mit eigener Produktpalette. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Gutscheine ausschließlich beim jeweiligen Anbieter eingelöst werden können und nicht für Drittanbieter wie bei Marketplace-Plattformen gelten.
Zweckgebundene Gutscheine als steuerfreie Sachzuwendungen
Ebenfalls als Sachzuwendungen anerkannt werden Gutscheine für einen begrenzten Zweck, zum Beispiel für Mobilitätsleistungen wie ÖPNV oder Carsharing, für Fitness- oder Gesundheitsangebote, für bestimmte Medieninhalte wie Zeitungen, Bücher oder Streamingdienste sowie für bestimmte Produktgruppen, wie Bekleidung oder Kosmetik. Auch sogenannte Zweckkarten, die zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen für soziale oder steuerlich begünstigte Zwecke berechtigen, etwa Essensmarken oder Gesundheitsleistungen, gelten als Sachlohn.
Gutscheincodes von Portalen: Wann droht Steuerpflicht?
Kritisch zu beurteilen sind hingegen Gutscheincodes von Gutscheinportalen, die ausschließlich gegen andere Gutscheine eingelöst werden können. Diese gelten grundsätzlich als Geldleistung. Eine Ausnahme lässt die Finanzverwaltung jedoch zu, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind: Erstens muss der Anbieter des Portals sicherstellen, dass nur Gutscheine oder Karten eingelöst werden können, die zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen bei einem bestimmten Anbieter oder einer klar begrenzten Ausstellergemeinschaft berechtigen. Zweitens darf dem Arbeitnehmer das Guthaben erst nach Auswahl des konkreten Gutscheins zur Verfügung stehen, also nachdem er sich verbindlich für einen bestimmten Gutschein entschieden hat. Unschädlich ist es, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer vorab eine Auswahl zur Verfügung stellt, aus der er vor der Ausgabe des Gutscheins seinen Wunsch äußern kann.
Beispiele für steuerfreie Geschenke an Arbeitnehmer
Ein Beispiel: Erhält ein Arbeitnehmer zur Hochzeit einen Gutschein im Wert von 60 Euro und im selben Monat zusätzlich zum Geburtstag einen weiteren Gutschein in gleicher Höhe, so handelt es sich in beiden Fällen um steuerfreie Sachzuwendungen zu persönlichen Anlässen, wenn die Voraussetzungen eingehalten wurden.
Dokumentationspflichten für steuerfreie Aufmerksamkeiten
Aus praktischer Sicht empfiehlt es sich, den Anlass und den Empfänger auf dem Beleg zu dokumentieren. Sofern in einem Monat mehrere Anlässe vorliegen, sollten die Aufmerksamkeiten einzeln abgerechnet und dokumentiert werden. Wichtig ist auch, dass diese Aufmerksamkeiten nicht auf die 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge anzurechnen sind. Beide steuerlichen Begünstigungen können nebeneinander genutzt werden.
Zusammenfassung: Voraussetzungen für steuerfreie Aufmerksamkeiten |
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Fazit: Zusammenfassend lässt sich sagen, dass steuerfreie Aufmerksamkeiten mehrfach im Jahr möglich sind, wenn sie anlassbezogen, sachlich und innerhalb der Freigrenze gewährt werden. Voraussetzung ist stets ein persönlicher Anlass, die Einhaltung der 60-Euro-Grenze und die ordnungsgemäße Dokumentation durch den Arbeitgeber. |
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