Trendthema #5: Flexible Arbeitsmodelle und Entgeltabrechnung – Neue Herausforderungen für HR und Payroll
Hybrides Arbeiten, Workation und grenzüberschreitende Mobilarbeit sind längst gelebte Realität – aber die Abrechnung hinkt teilweise hinterher. Warum? Weil die Entgeltabrechnung z. B. erst im Rahmen der Reisekostenabrechnung von dem Auslandseinsatz erfährt. Moderne Arbeitsmodelle stellen Unternehmen daher vor eine Reihe von Problemen. Und wer glaubt, dass es mit der A1-Bescheinigung getan ist, der sollte besser genau hinsehen.
Wo liegt das Problem?
Was auf den ersten Blick nach mehr Flexibilität klingt, ist in der Praxis häufig ein Abrechnungsrisiko. Wer nicht sauber zwischen Inlands- und Auslandstätigkeit, mobiler Arbeit und Dienstreise unterscheidet, riskiert fehlerhafte Entgeltabrechnungen, Nachforderungen von Sozialversicherungen und steuerliche Probleme. Aber damit nicht genug, es drohen zudem noch Bußgelder wegen missachteter Meldepflichten – ja auch diese gibt es, selbst innerhalb der EU.
Umso wichtiger, zu erkennen, um welche Sachverhaltskonstellation es jeweils geht. Insbesondere bei Auslandsaufenthalten sind die arbeits-, sozialversicherungsrechtlichen und steuerrechtliche Voraussetzungen klar zu prüfen:
- Wo liegt der gewöhnliche Arbeitsort? Eine Tätigkeit aus dem Ausland kann u. a. eine Betriebsstättenbegründung oder eine Änderung des anwendbaren Sozialversicherungsrechts auslösen.
- Was ist steuerlich relevant? Bei längerem Aufenthalt können Lohnsteuerpflichten im Tätigkeitsstaat entstehen – auch wenn der Arbeitsvertrag deutschem Recht unterliegt.
- Wie wirkt sich das auf Reisekosten und Auslagen aus? Nicht jede Mobilität ist eine „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“.
- Was ist mit Arbeitsschutz und Arbeitszeiterfassungspflicht? Auch im Ausland müssen Arbeitgeber die Einhaltung von Arbeitszeitvorgaben und Gesundheitsschutz sicherstellen – daher müssen die Vorgaben je nach Zielland geprüft werden.
Praxistipp
Was Arbeitgeber tun dürfen – und sollten:
- Arbeitgeberpflichten kennen und klar definieren: Wer Workation oder grenzüberschreitende Remote-Arbeit erlaubt, sollte im besten Fall eine belastbare Policy zur Genehmigung und Abwicklung etablieren. Anders kann HR und die Payroll nicht in der Lage sein, den arbeitgeberseitigen Pflichten nachzukommen.
- Abrechnungslogik anpassen: Payroll, HR und Tax sollten frühzeitig eingebunden werden – insbesondere bei der Unterscheidung zwischen Reisekosten, Auslagen und steuerpflichtigen Sachbezügen.
- Sozialversicherungsstatus prüfen – aber das ist nicht alles: Es sollten A1-Bescheinigungen und Entsenderegelungen Ausnahmeanträge geprüft werden. Außerdem lohnt sich ein Blick in den Arbeitsvertrag, um zu wissen, ob es hier Anpassungsbedarf gibt.
- Mitarbeiter aufklären: Flexible Arbeitsmodelle sind kein rechtlicher Selbstläufer – es braucht Transparenz über Rechte, Pflichten und etwaige Kostentragung.
Fazit: |
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