Automatisches Übermittlungsverfahren
Ab Juli 2025 wird das automatisierte Übermittlungsverfahren für den Nachweis der Elterneigenschaft und der Kinderanzahl in der sozialen Pflegeversicherung verpflichtend. Pflegekassen und beitragsabführende Stellen nutzen dafür die Datenübermittlung durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
Aktualisierte Hinweise zur Beitragssatzdifferenzierung in der Pflegeversicherung
Der GKV-Spitzenverband hat seine Grundsätzlichen Hinweise zur Differenzierung der Beitragssätze in der sozialen Pflegeversicherung nach der Anzahl der Kinder sowie die Empfehlungen zum Nachweis der Elterneigenschaft mit Stand vom 31.03.2025 überarbeitet und veröffentlicht. Unter Punkt 5.4 wird das automatisierte Übermittlungsverfahren dargestellt:
Start des automatisierten Übermittlungsverfahrens ab 04.04.2025
Seit dem 04.04.2025 steht für Zwecke der Beitragssatzdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung ein automatisiertes Übermittlungsverfahren zur Erhebung und zum Nachweis der Elterneigenschaft sowie der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder zur Verfügung. Die Nutzung dieses Verfahrens ist für beitragsabführende Stellen und Pflegekassen ab dem 01.07.2025 verpflichtend. Die zentralen rechtlichen Grundlagen für dieses Verfahren sind in § 55a SGB XI geregelt.
Anmeldung und Abmeldung über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
Nach den gesetzlichen Vorgaben haben sowohl die beitragsabführenden Stellen als auch die Pflegekassen die beitragspflichtigen Mitglieder über speziell vorgesehene Datenwege beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) an- und abzumelden. Das BZSt ist dabei die Stelle, die auf Grundlage bereits in der Finanzverwaltung vorliegender Daten die notwendigen Angaben zur Verfügung stellt. Durch die Anmeldung wird ein sogenanntes Abonnement eröffnet, durch eine Abmeldung entsprechend beendet.
Automatische Datenübermittlung bei Änderungen der Kinderanzahl
Das BZSt übermittelt im Rahmen dieses Verfahrens die für den Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder relevanten Informationen automatisch an die Pflegekassen und die beitragsabführenden Stellen. Bei Veränderungen – insbesondere bei Änderungen der Kinderanzahl – erfolgt die Übermittlung durch das BZSt ebenfalls automatisiert und proaktiv. Zusätzlich haben beitragsabführende Stellen und Pflegekassen die Möglichkeit, Historienanfragen für bereits abgeschlossene Zeiträume zu stellen. In diesem Fall stellt das BZSt die Daten zur Elterneigenschaft und zur Kinderanzahl ausschließlich für den konkret benannten Zeitraum bereit.
Vorgaben für Datensätze: Anmeldung, Abruf und Änderungsmitteilung
Das Verfahren, der Aufbau und der Inhalt der Datensätze für Anmeldung, Datenabruf, Änderungsmitteilung und Abmeldung werden durch die Gemeinsamen Grundsätze für das digitale Verfahren zum Datenaustausch bei der Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV) gemäß § 55a SGB XI und § 28a Absatz 13 Satz 8 SGB IV näher geregelt.
Begrenzung des Verfahrens: Keine Informationen zu steuerlich nicht erfassten Kindern
Es ist zu beachten, dass das automatisierte Verfahren keine Daten zu steuerlich nicht erfassten Kindern liefert, obwohl diese unter beitragsrechtlichen Gesichtspunkten relevant sein könnten. Das digitale Verfahren stellt daher nicht in allen Fällen eine verbindliche Grundlage für die Feststellung der Elterneigenschaft oder der Kinderanzahl dar. Sofern der Pflegekasse oder der beitragsabführenden Stelle Hinweise oder Informationen vorliegen, die von den Daten des BZSt abweichen, sind diese abweichenden Angaben aufzuklären. Vom Mitglied selbst eingereichte Nachweise zur Elterneigenschaft oder zur Anzahl der Kinder sind – auch bei abweichender Datenlage aus dem automatisierten Verfahren – nach den Maßgaben der einschlägigen Empfehlungen zu berücksichtigen.
Sonderregelung für Krankenkassen bei Entgeltersatzleistungen
Für den Fall, dass eine Krankenkasse in ihrer Rolle als beitragsabführende Stelle Beiträge aus Entgeltersatzleistungen zu berechnen hat, gilt eine Sonderregelung: Wenn ihr im Rahmen des Datenaustauschs Entgeltersatzleistungen gemäß § 107 SGB IV durch den Arbeitgeber Angaben zur Elterneigenschaft und zur Kinderanzahl des Mitglieds übermittelt werden, die ihrerseits auf dem automatisierten Übermittlungsverfahren nach § 55a SGB XI beruhen, kann auf einen eigenen Datenabruf durch die Krankenkasse verzichtet werden. In diesen Fällen sind der Krankenkasse die relevanten Angaben bereits bekannt und können bei der Beitragsberechnung berücksichtigt werden.
Pflicht zum eigenen Datenabruf ab 01.07.2025 bei vereinfachtem Nachweisverfahren
Dieser Verzicht ist jedoch nicht möglich für Zeiträume ab dem 01.07.2025, wenn die vom Arbeitgeber übermittelten Daten auf Angaben des Mitglieds beruhen, die im sogenannten vereinfachten Nachweisverfahren mitgeteilt wurden. In diesen Fällen ist ein eigener Datenabruf durch die Krankenkasse zwingend erforderlich, um eine korrekte und gesetzeskonforme Beitragsberechnung sicherzustellen.